Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest ILC sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Hoża 86 lok. 410, 00-682 Warszawa.

• KRS: 0000881208
• NIP: 7011019596
• REGON: 388146562
• Kontakt: slawek@easypol.pl

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Formularz kontaktowy

Cel: obsługa zapytań przesłanych przez formularz kontaktowy, czyli udzielenie odpowiedzi, przygotowanie oferty oraz kontakt w sprawie możliwej współpracy.

Zakres danych: numer NIP firmy, imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, liczba cudzoziemców zatrudnionych lub planowanych do zatrudnienia, etap sprawy, rodzaj zezwolenia oraz, jeżeli zostały wypełnione, pola „Termin, który goni” i „Opis sytuacji firmy”; zapisujemy też datę i godzinę wysłania zgłoszenia. Przy wysłaniu formularza serwer zapisuje ponadto w logach technicznych adres IP oraz identyfikator przeglądarki (user-agent), wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki usługi.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora polegający na udzieleniu odpowiedzi osobie, która skierowała zapytanie, na prowadzeniu korespondencji z osobą reprezentującą podmiot zainteresowany usługami administratora oraz, w zakresie logów, na zapewnieniu bezpieczeństwa i diagnostyki usługi. Jeżeli osoba przesyłająca zapytanie prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i sama byłaby stroną umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane na jej żądanie przed zawarciem umowy).

Okres przechowywania: 12 miesięcy od ostatniego kontaktu w sprawie zapytania, jeżeli nie dojdzie do nawiązania współpracy. Jeżeli dojdzie, przez czas współpracy, przez okres przedawnienia wzajemnych roszczeń oraz przez okres wymagany przepisami o rachunkowości i przepisami podatkowymi.

Dobrowolność: podanie danych jest dobrowolne; bez danych z pól oznaczonych w formularzu jako wymagane zgłoszenie nie zostanie przyjęte.

Dane pracowników: prosimy nie podawać w formularzu danych pracowników ani innych osób. Jeżeli takie dane trafią do nas mimo to, usuwamy je z treści zgłoszenia przy jego przyjęciu.

Administrator nie przekazuje danych z formularza innym podmiotom do ich własnych celów marketingowych.

Kontakt w innych sprawach niż zapytanie (za zgodą)

Cel: kontakt mailowy i telefoniczny administratora w sprawach wykraczających poza odpowiedź na zapytanie, czyli przesyłanie ofert i informacji o usługach świadczonych przez administratora pod marką Ordo oraz o zmianach w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców (marketing bezpośredni).

Zakres danych: dane podane w formularzu, data wyrażenia zgody oraz data jej cofnięcia.

Podstawa prawna: zgoda wyrażona przez zaznaczenie osobnego pola w formularzu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Ta sama zgoda jest zgodą, o której mowa w art. 398 ust. 1 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, na używanie poczty elektronicznej i telefonu do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego.

Dobrowolność: zgoda jest nieobowiązkowa; jej brak nie wpływa na przyjęcie zgłoszenia ani na odpowiedź na zapytanie.

Cofnięcie zgody: zgodę można cofnąć w każdej chwili, bez podawania przyczyny, na stronie ordolegal.pl/pl/rezygnacja, w odpowiedzi na wiadomość od administratora, pisząc na adres podany w sekcji 1 albo w rozmowie telefonicznej. Po cofnięciu zgody administrator nie kontaktuje się już w innych sprawach niż zapytanie, a zapytanie obsługuje dalej. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem kontaktu, który nastąpił przed jej cofnięciem.

Sprzeciw: w każdej chwili można wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego (art. 21 ust. 2 RODO). Po sprzeciwie administrator nie przetwarza już danych w tym celu.

Okres przechowywania: datę wyrażenia zgody i datę jej cofnięcia administrator przechowuje razem ze zgłoszeniem, aby móc wykazać, że kontakt odbywał się za zgodą (art. 6 ust. 1 lit. f w związku z art. 7 ust. 1 RODO), i usuwa je razem ze zgłoszeniem. Zgoda nie wydłuża okresu przechowywania zgłoszenia.

Inne cele

• Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie jego praw).

Jeżeli w treści zapytania zdecydujesz się podać dane szczególnych kategorii (np. dotyczące stanu zdrowia, pochodzenia, wyznania), przetwarzamy je na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO (niezbędność do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń), a w pozostałym zakresie wyłącznie za Twoją wyraźną zgodą (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Prosimy o niepodawanie danych wrażliwych na etapie pierwszego kontaktu — szczegóły sprawy omówimy podczas konsultacji.

3. Okres przechowywania danych

Okres przechowywania zgłoszeń z formularza kontaktowego opisano w sekcji 2. Pozostałe okresy zależą od celu:

• Dane związane z zawartą umową lub świadczoną usługą — przez okres przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, liczone do końca roku kalendarzowego, w którym upływa termin przedawnienia; dłużej, jeżeli wymagają tego odrębne przepisy).
• Dokumentacja księgowa i podatkowa — 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, którego dotyczy.
• Logi techniczne serwera (adres IP, identyfikator przeglądarki) — przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki usługi.
• Kopie zapasowe — w cyklu retencji backupów (7 dni, 4 tygodnie, 3 miesiące); usunięcie danych z systemów produkcyjnych następuje wcześniej, a z kopii zapasowych — wraz z wygaśnięciem danego cyklu.

4. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
• przenoszenia danych — w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody (art. 20 RODO),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem — jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl).

W celu skorzystania z powyższych praw skontaktuj się z nami mailowo na adres podany w sekcji 1. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie miesiąca od otrzymania żądania; w razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy.

5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcom usług IT (hosting — Hetzner Online GmbH, Niemcy),
• dostawcom usług pocztowych (Microsoft 365 — Microsoft Ireland Operations Ltd, Irlandia),
• podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa (np. organy podatkowe, sądy).

Z podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania zgodne z art. 28 RODO.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady Twoje dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Wyjątkiem mogą być sytuacje, w których nasi dostawcy korzystają z podwykonawców spoza EOG — w takim przypadku zapewniamy odpowiedni poziom ochrony poprzez standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską lub inne mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO. Kopię tych zabezpieczeń można otrzymać, pisząc na adres podany w sekcji 1.

7. Profilowanie i decyzje zautomatyzowane

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

8. Pliki cookies

Serwis ordolegal.pl używa wyłącznie technicznych ciasteczek sesyjnych niezbędnych do działania strony (np. utrzymanie sesji, podstawowe preferencje interfejsu). Nie używamy ciasteczek analitycznych ani reklamowych. Nie korzystamy z Google Analytics, Facebook Pixel ani innych narzędzi profilujących.

Ciasteczka techniczne są zwolnione z obowiązku uzyskania zgody na podstawie art. 173 ust. 3 ustawy — Prawo telekomunikacyjne, dlatego nie wyświetlamy baneru zgody na cookies.